Neben den rein funktionalen Anforderungen an das System sollte ein Pflichtenheft die Anforderungen der ArbeitnehmerInnenvertretung selbstverständlich enthalten. Das bedeutet, dass im Pflichtenheft die Forderungen nach einer konsequenten Umsetzung des Datenschutzes stehen. Ebenso sind die Anforderungen, die sich aus dem Arbeitsschutzgesetz und der Bildschirmarbeitsverordnung ableiten, konkret aufzuführen.
Alle Anforderungen in einem Pflichtenheft sollten so formuliert sein, dass sie die Abbildung der Anwender-Anforderung auf ein technisches Niveau darstellen. Dazu ist die nicht ganz triviale Aufgabe zu lösen, die eigene Fachsprache eines Unternehmens auf die Fachsprache der Softwareanbieter zu übertragen.
