Jede Einführung eines neuen ZeitTechnik-Systems ist ein Projekt und muss als solches organisiert werden. Wichtigstes Element eines Projekts ist die Projektgruppe, die zu Beginn gebildet werden muss und die mit dem Ende des Projekts sich selbst wieder auflöst.
In der Projektgruppe sollten alle Anwendergruppen mit mindestens einem Mitglied vertreten sein. Diese Projektgruppe gibt sich eine Geschäftsordnung, die sicherstellt, dass sie effektiv arbeitet und dass ihre Arbeit gut organisiert und dokumentiert ist. Sie dient der Vorbereitung der Entscheidung für ein System und begleitet die Einführung und Anpassung des Systems an die betrieblichen Verhältnisse. Sie wird aufgelöst, nachdem die Systemeinführung erfolgreich abgeschlossen worden ist oder abgebrochen wurde.
In größeren Projekten wird für die Detail-Arbeit je Anwendergruppe eine Arbeitsgruppe installiert, die aus 3 bis 6 VertreterInnen der jeweiligen Gruppe besteht und den Vertreter bzw. die Vertreterin in der Projektgruppe einschließt. Die Arbeitsgruppen arbeiten unabhängig von der Projektgruppe, sind aber mit zeitlichen Vorgaben durch die Projektgruppe versehen, zunächst an der Anforderungsdefinition, später an der Vorbereitung von Tests und Pilotphasen, anschließend an der Evaluation der Tests und Pilotphasen.
Die Arbeitsgruppen bekommen von der Projektgruppe Aufträge, um Detail-Fragen zu klären, deren Ergebnisse zu festen Zeitpunkten der Projektgruppe vorgelegt werden müssen. Die Ergebnisse der Arbeitsgruppen sind in der Projektgruppe zur Entscheidungsfindung notwendig. Der Vertreter oder die Vertreterin der jeweiligen Arbeitsgruppe vertritt die Ergebnisse der Arbeitsgruppe und dient der Kommunikation zwischen Arbeits- und Projektgruppe.
