Die Pilotphase bei der Einführung eines Zeitwirtschafts-Systems ist der Zeitraum, in dem das System mit den echten Daten des Unternehmens und der Mitarbeiter/innen auf die Bedingungen im Unternehmen eingestellt worden ist (Customizing) und es im realen betrieblichen Alltag eingesetzt wird. Eine Pilotphase ist normalerweise auf einige wenige Bereiche des Unternehmens begrenzt und dauert maximal 6 Monate an. Mit der Pilotphase wird das Ziel verfolgt, die Feinabstimmung zwischen Systemfunktionen und betrieblichen Anforderungen vorzunehmen und letzte Fehler aus dem System zu entfernen.
Eine Pilotphase sollte erst dann beginnen, wenn die technisch orientierte Testphase vollständig abgeschlossen worden ist. Gelegentlich werden Test- und Pilotphase zeitgleich durchgeführt, was zu unnötigen Verärgerungen bei den Anwendern und den Beschäftigten des Unternehmens führt. Es ist dann nicht mehr eindeutig feststellbar, ob auftretende Fehler technischer Natur sind oder durch das organisatorische Umfeld verursacht werden. Dieses führt häufig zu einer unnötigen Verlängerung der Pilotphase.
Voraussetzung für den Beginn einer Pilotphase sollte auch die Einigung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat hinsichtlich einer Betriebsvereinbarung zum Zeitwirtschafts-System sein. Gelegentlich wird eine spezielle Vereinbarung abgeschlossen, die nur für die Pilotphase gilt. In eher seltenen Fällen ist die endgültige Betriebsvereinbarung bereits vor Beginn der Pilotphase fertig ausgehandelt und unterzeichnet. Da jedoch die Pilotphase zum Ausprobieren bzw. zum Feintuning durchgeführt wird, ist es sinnvoller, die Betriebsvereinbarung bis zum Ende der Pilotphase zu befristen und auch dort im Anschluss an die Pilotphase das Feintuning vorzunehmen.
