Eine Projektgruppe besteht aus denjenigen Menschen in einem Unternehmen, die aktiv den Prozess einer Systemeinführung gestalten, steuern und kontrollieren. Die Gruppe umfasst drei bis maximal zehn Personen und repräsentiert im Idealfall die unterschiedlichen Interessen in dem Unternehmen. Externe Fachleute können die Projektgruppe ergänzen und fachkundigen Rat geben. Gelegentlich werden die Sitzungen von Projektgruppen von externen ModeratorInnen geleitet. Die Projektgruppe ist eine zeitlich befristete Institution, die sich nach Abschluss des Projekts von selbst auflöst.