SP-EXPERT - Die Software für Arbeitnehmervertreter?

Die TEMPI GmbH ist die einzige Beratungseinrichtung in Deutschland, die sich aus Sicht der Arbeitnehmer und deren Vertretungen mit der Software SP-EXPERT auseinandersetzt. Das musste mal gesagt werden! SP-EXPERT ist eine der wichtigsten und funktionalsten Softwaresysteme für die Personaleinsatzplanung, Schichtplanung bzw. Dienstplanung und die damit zusammenhängende betriebliche Zeitwirtschaft. Immer mehr Mitglieder in Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung stellen inzwischen fest, dass sie die Software auch für ihre Zwecke, zur Unterstützung bei ihren gesetzlich vorgegebenen Aufgaben bestens einsetzen können. 

In einem aktuellen Beratungsfall der TEMPI GmbH ist eine Betriebsvereinbarung zu SP-EXPERT verhandelt worden. Dem Betriebsrat gibt diese Vereinbarung das Recht, die Schichtpläne in SP-EXPERT anzuschauen und zu prüfen. Und sie gibt dem Betriebsrat die Funktionen, den vom Arbeitgeber vorgelegten Schichtplänen mit den Funktionen der Software zuzustimmen oder sie abzulehnen. 

Einmal pro Jahr wird für das kommende Jahr ein Grundschichtplan erstellt, auf dem die Mitarbeiter ihre Urlaubsplanung vornehmen. Dieses ist der erste Schichtplan, der nach dem Betriebsverfassungsgesetz dem Betriebsrat vorgelegt werden muss. Der Betriebsrat prüft, ob alle rechtlichen Bestimmungen eingehalten wurden. Ist dies nicht der Fall, gibt er den Schichtplan zur weiteren Bearbeitung zurück an die Planenden. Erst wenn der Schichtplan korrekt ist, wird der Betriebsrat zustimmen können. Während in früheren Jahren alle Schichtpläne ausgedruckt wurden und vom Betriebsrat in Augenschein genommen wurden, stehen sie nun in SP-EXPERT auf dem Bildschirm zur Verfügung. Dem Betriebsrat wird zudem vom System angezeigt, wo die wichtigsten rechtlichen Regeln verletzt werden. Das Prüfen der Schichtpläne wird dadurch sicherer und einfacher. 

Damit der Betriebsrat sicher sein kann, dass der ihm angezeigte Schichtplan während des Prüfens nicht von dem Planer geändert wird, hat der Planer zuvor den Schichtplan eine Freigabeebene hochgesetzt. Das bedeutet, dass der Schichtplan für den Betriebsrat sichtbar wird und dass dem Planer die Bearbeitungsrechte entzogen werden. Ist der Betriebsrat mit dem Schichtplan zufrieden, setzt er ihn eine weitere Freigabeebene hoch. In dem Moment wird dies dem Planer angezeigt und ihm wieder das Recht zur weiteren Bearbeitung und ggf. zur Veröffentlichung gegeben. Lehnt der Betriebsrat jedoch den vorgelegten Schichtplan ab, setzt er ihn um eine Freigabeebene zurück. Der Planer bekommt den abgelehnten Schichtplan wieder angezeigt und kann ihn nun so bearbeiten, dass er den rechtlichen Anforderungen und den Anmerkungen des Betriebsrats entspricht.  

Im weiteren Verlauf wird der Planer die Schichtpläne mit einem Vorlauf von fünf Wochen wochenweise konkretisieren und so aktuelle und neue Anforderungen, Krankheitsausfälle etc. berücksichtigen. Auch dann ist es notwendig, dass der Betriebsrat die Veränderungen des Schichtplans beurteilt und dem Schichtplan zustimmt oder ihn ablehnt. Unter Berücksichtigung von vereinbarten Fristen übergibt der Planer die Schichtpläne in SP-EXPERT mit der Funktion der Freigabeebenen an den Betriebsrat. Nach der Prüfung der Schichtpläne setzt der Betriebsrat ebenfalls wieder die Freigabeebenen: Bei Ablehnung zurück und bei Zustimmung eine Stufe hoch. 

In jedem Stadium der Schichtplanung ist somit auf technische Weise im System SP-EXPERT die Zustimmung bzw. Ablehnung von Schichtplänen möglich. Immer dann, wenn dem Betriebsrat ein Schichtplan vorgelegt worden ist, kann er vom Planer nicht weiter bearbeitet werden. Ausdrucke der Schichtpläne während der Genehmigungsprozesse sind nicht mehr nötig. Die Überprüfung findet im System SP-EXPERT statt und das System unterstützt den Betriebsrat durch die Überprüfung anhand vieler hinterlegter Regeln, mit denen die rechtlichen Anforderungen an die Schichtpläne technisch umgesetzt worden sind. 

Zusätzlich kann der Betriebsrat aus dem Softwaresystem SP-EXPERT zahlreiche Berichte ausdrucken oder sich anzeigen lassen, die ihm weitere Hinweise zur Arbeitszeitgestaltung und Schichtplanung geben. Er verfügt damit über ein nie zuvor gekanntes Hintergrundwissen, das es ihm ermöglicht, die Arbeitszeit-Situation im Unternehmen besser als je zuvor zu beurteilen und angemessen zu agieren. Dazu gehören beispielsweise regelmäßige Übersichten über die Veränderungen von Schichtzeiten und Schichtlagen, aber auch eine anonymisierte Übersicht über die Fehlzeiten. Anhand dieser Berichte kann der Betriebsrat z. B. negative oder positive Entwicklungen im Zeitverlauf in einzelnen Abteilungen schnell erkennen. So fällt es ihm leichter, angemessene Maßnahmen zu überlegen und zu beschließen. Mit den Fakten, die er den Berichten entnimmt, ist die Argumentation gegenüber dem Arbeitgeber natürlich auch viel einfacher geworden. 

Mehr zu dem Thema können Sie in dem Buch "Zeitwirtschaftssysteme - regeln - nutzen - kontrollieren" lesen. Dort finden Sie auch eine Liste von Auswertungen, die für die Betriebsratsarbeit wichtig sein können. Das Buch ist 2013 im Verlag "Delgany-Publishing" erschienen und kostet 9,80 Euro; es ist auch als E-Book verfügbar. Weitere Hinweise lesen Sie unter www.arbeitszeitwissen-heute.de.

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