ESS - Das Mitarbeiter-Portal zu SP-EXPERT wird immer besser

"ESS" steht für "Employee Self Service", auf gut deutsch: Mitarbeiter-Selbstbedienung. SP-EXPERT ist die wohl bekannteste Software für die Personaleinsatzplanung in deutschen Unternehmen, insbesondere im Gesundheitswesen, wird grundsätzlich aber in allen Branchen eingesetzt. Mehr zu SP-EXPERT und seinen Funktionen lesen Sie auf der Website des Herstellers. Mit der aktuellen Version 17.1 bietet SP-EXPERT im überarbeiteten ESS erneut zusätzlichen Komfort für die Mitarbeiter/innen. 

 

Die TEMPI GmbH schult und berät die Arbeitnehmervertretungen (Betriebsrat, Personalrat, Mitarbeitervertretung) der Unternehmen, die SP-EXPERT für die Dienstplanung bzw. Schichtplanung einsetzen. Das Ziel der Schulungen und Beratungsleistungen ist zunächst einmal die Ausarbeitung einer Betriebsvereinbarung bzw. Dienstvereinbarung zu SP-EXPERT. Darüber hinaus unterstützen die Berater/innen der TEMPI GmbH bei der praktischen Umsetzung der abgeschlossenen Vereinbarungen, beispielsweise bei der Überprüfung, ob die Vereinbarung eingehalten wird oder bei der Nutzung von SP-EXPERT-Funktionen durch die Arbeitnehmervertretung. 

 

In den letzten Jahren steht immer häufiger die Einführung des Mitarbeiter-Portals ESS im Fokus der Beratung und Schulung. Im nächsten ESS-Workshop "N" vom 13. bis 15. Juni 2016 sind übrigens nur noch wenige Plätze frei ...

Wozu ESS?

 

Ein großer Teil der anfallenden Arbeiten in den Personalverwaltungen sind administrative Tätigkeiten im Zusammenhang mit Personaldaten. Oft werden die Personaldaten mehrfach, durch die Mitarbeiter selbst oder durch Sachbearbeiter, Führungskräfte etc. erfasst. Die Prozesse verlaufen oft informell oder werden auf Papier weitergegeben. Dies ist ineffizient und die Datenqualität leidet. Daher wird mit Hilfe von "intelligenter" Software wie dem ESS versucht, die Datenqualität dadurch zu verbessern, dass die Mitarbeiter/innen selbst ihre Daten eingeben und aktuell halten.

Das ESS ist ein Technologiekonzept, das auf diese Weise den Personalabteilungen ermöglicht, die Prozesse zu optimieren. Die Mitarbeiter/innen können zudem eigenständig die sie betreffenden Informationen abrufen. Das ESS umfasst einfach zu bedienende Web-Anwendungen, mit denen die Mitarbeiter/innen über einen Browser Daten anzeigen, ändern oder anlegen können.

Was kann das ESS in SP-EXPERT?

 

In der Basisversion kann jeder/m Mitarbeiter/in die Berechtigung eingerichtet werden, über einen Intranet- oder Internetzugang auf die eigenen Daten, die in SP-EXPERT gespeichert sind, zuzugreifen. Das sind zum einen die Personaldaten,  von denen einige oder alle für die selbstständige Bearbeitung durch die/den Mitarbeiter/in freigegeben werden kann. Zum anderen sind es die Dienstpläne, die in verschiedenen Formen (Persönlicher Dienstplan für die Woche, den Monat oder das Jahr) angezeigt werden können. Und schließlich lassen sich Kontowerte darstellen, beispielsweise der noch verfügbare Resturlaub, die Salden von Arbeitszeitkonten usw.

 

In einer Ausbaustufe können Workflows eingerichtet werden. Damit können Mitarbeiter/innen ganztägige und untertägige Abwesenheiten eingeben bzw. bei den Vorgesetzten beantragen. Die genehmigten Abwesenheiten werden direkt in den entsprechenden Dienstplan in SP-EXPERT übernommen. Weiterhin können Dienstwünsche und Diensttausche über das ESS realisiert werden. 

 

 

Und schließlich kann das ESS dazu genutzt werden, die Kommen- und Gehen-Zeiten zu erfassen, also eine Zeiterfassung durchzuführen. Die erfassten Zeiten werden dann ebenfalls direkt in SP-EXPERT hinterlegt.

Mitbestimmung

 

Für Betriebsräte, Personalräte und Mitarbeitervertreter stellt sich nun die Frage, wie zu agieren ist, wenn das ESS eingeführt werden soll. Grundsätzlich ist zu empfehlen, der Einführung dieser Erweiterung von SP-EXPERT zuzustimmen. Teilweise wird die Initiative dazu sogar von der Arbeitnehmervertretung ausgehen, die darin große Vorteile für die Mitarbeiter/innen sieht.

Doch unabhängig davon, wer die Initiative ergreift: Vor Inbetriebnahme des ESS muss eine passende Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung verhandelt und abgeschlossen werden. Grundlage dazu ist eine Vereinbarung zu SP-EXPERT, das in der Regel bereits mehrere Jahre genutzt und hoffentlich gut geregelt angewendet wird. Dann wird die ESS-Vereinbarung meist als Anhang zur SP-EXPERT-Vereinbarung gestaltet. Die grundsätzlichen Regelungen der SP-EXPERT-Vereinbarung bleiben damit weiterhin gültig. Zum ESS sind jedoch viele spezielle Details zu regeln, beispielsweise die erweiterte Nutzung der Personaldaten, die Begrenzung der zusätzlichen Möglichkeiten zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle und auch ergonomische Aspekte. Wesentlich sind jedoch die Regelungen zu den Workflows, die im ESS definiert werden, wenn die entsprechende Ausbaustufe des ESS lizenziert und angewendet werden soll. 

Oft hat die Arbeitnehmervertretung noch keine Erfahrungen mit der Regelung von Workflow-Systemen und -Prozessen. Dies muss grundlegend erarbeitet und dann für das ESS spezifisch ausgestaltet werden. Der TEMPI-Workshop "N" ist dazu der ideale Einstieg. Melden Sie sich noch heute dazu an, um einen der beiden letzten freien Plätze zu ergattern! Hier: Die Einladung zum Workshop N. Anmeldeschluss ist der 25. April 2016.

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