Schicht-/Dienstplanung: Grundsätze betrieblich vereinbaren

Schichtplanung bzw. Dienstplanung ist eine anspruchsvolle und immer wieder aufs Neue in vielfacher Hinsicht herausfordernde Tätigkeit. Die Planenden müssen die Zeiträume, in denen gearbeitet werden muss, mit der benötigten Anzahl an entsprechend qualifizierten Personen füllen, können diese jedoch nur entsprechend ihrer Arbeitsverträge einsetzen und sind dabei aufgefordert, sich an Gesetze, Tarife und Verordnungen zu halten. Außerdem sollen sie "gerechte", "ausgewogene" und "gesunde" Schicht- bzw. Dienstpläne erstellen, die den "gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen" entsprechen. 

 

Diese Aufgabe ist wahrlich kein Zuckerschlecken, zumal die genannten Rahmenbedingungen oft nur unzureichend genau definiert sind: Wie hoch ist eigentlich der Personalbedarf an einem bestimmten Zeitpunkt? Wie dehnbar ist die vertragliche Arbeitszeit der Beschäftigten? Gibt es Zeitkonten und Ausgleichszeiträume oder Möglichkeiten zu Mehrarbeit und Überstunden? Welcher Plan ist wirtschaftlich vertretbar? Welche Erkenntnisse bzw. Empfehlungen aus den Arbeitswissenschaften sind wie genau zu berücksichtigen, welche Prioritäten setzen die Beschäftigten und ihre Vertretungen? Wie soll zwischen den teilweise widersprüchlichen Empfehlungen entschieden werden?

 

Die Planenden könnten glücklicher sein, wenn ihnen klare, eindeutige Regeln an die Hand gegeben werden, die ihnen so manche Entscheidung abnehmen würden. Unter anderem aus diesem Grund sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung derartige Regeln in einer Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung festlegen. Was dabei zu berücksichtigen ist, können Sie im Folgenden lesen.

 

Eine Betriebsvereinbarung (oder auch Dienstvereinbarung, was im Folgenden nicht jedesmal erwähnt wird) kann im Rahmen der geltenden Mitbestimmungsrechte der Betriebsräte (und Personalräte und Mitarbeitervertretungen, die ebenfalls im Folgenden nicht jedesmal erwähnt werden) abgeschlossen werden. Im Wesentlichen sollte sie die folgenden Aspekte so genau wie möglich regeln:

  • Kriterien: Höchstarbeitszeiten, Nachtarbeitsgrenzen, Samstags- und Sonntagsarbeit, freie Wochenenden
  • Verfahren: Schichtplanturnus, Abläufe, Fristen, Mitbestimmung des Betriebs- bzw. Personalrats, Softwareeinsatz
  • Kurzfristige Änderungen: Anordnung, Freiwilligkeit, Bonusregelungen.

Kriterien

 

Gesicherte arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse zur Nacht- und Schichtarbeit sind bei der Schichtplanung zu beachten, verlangt das Arbeitszeitgesetz (§ 6 Abs. 1 ArbZG). Eine betriebliche Vereinbarung sollte diese als Grundlage nehmen, um so konkret wie möglich Regeln aufzustellen, die den Planenden als Leitfaden dient. Dass gesetzliche Grenzen einzuhalten sind, ist selbstverständlich. Ebenso sind die tariflichen Bestimmungen zu berücksichtigen, sofern ein Tarifvertrag gilt. Die Bestimmungen sollten den Planenden bekannt sein. So ist es nicht nötig, in einer Vereinbarung die Formulierungen aus Gesetzen und Tarifverträgen zu wiederholen. Man sollte sich vielmehr darauf konzentrieren, Interpretationsspielräume zu eliminieren. 

Dazu ein Beispiel: Im Arbeitszeitgesetz ist festgelegt, dass 15 Sonntage im Jahr frei von Arbeit sein müssen. Die juristischen Kommentatoren sind sich jedoch nicht einig, wie dies zu interpretieren ist: Betrachtet man ein Jahr rückwirkend und prüft, ob 15 Sonntage arbeitsfrei waren? Prüft man einen Jahres-Sollplan, ob er 15 freie Sonntage enthält? Berücksichtigt man Urlaubszeiten? Es gibt eine Menge Unsicherheiten allein zu dieser einen gesetzlichen Regel. Alle offenen Fragen sind durch eine Betriebsvereinbarung eindeutig zu beantworten.

Verfahren

Der Schichtplanturnus legt fest, über welche Zeiträume ein Plan erstellt wird. Üblich sind Monatspläne, der Turnus ist also ein Kalendermonat. Seltener werden Jahrespläne erstellt, die jedoch im Gegensatz zu den Monatsplänen oft noch keine Verbindlichkeit besitzen; sie werden dann jeweils Frühzeitig vor jedem Monatsbeginn zu verbindlichen Monatsplänen gemacht. Seitdem das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil vom 25.04.2013, 6 AZR 800/11) ein Urteil über die Berechtigung von Überstundenzuschlägen am Schichtplanturnus orientiert hat, ist diesem Begriff eine höhere Bedeutung zugekommen. Dies gilt jedenfalls im öffentlichen Dienst, da das BAG mit der Interpretation des Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) zu befassen hatte.  

Den Betriebsvereinbarungen obliegt es, exakte Fristen zu definieren: Was ist beispielsweise "frühzeitig vor Monatsbeginn" bei einer Monatsplanung? Einige Vereinbarungen verlangen, dass "zum Ende des Vorvormonats" der verbindliche Sollplan vorliegt, andere Vereinbarungen hingegen nennen eine Frist von "zwei Wochen vor Monatsbeginn" oder noch kürzere Zeiträume. Oft gibt es gewichtige Gründe, die Fristen so und nicht anders festzulegen. Manchmal ist jedoch "nur" das Verhandlungsgeschick der betrieblichen Partner ausschlaggebend. 

Zu den Fristen gehören untrennbar die Aktivitäten, die jeweils zu einer Frist zu erledigen sind. Verfahrensabläufe bzw. sogenannte Workflows müssen definiert werden, damit alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt Klarheit über den Status der Dienstplanung haben können. Für Betriebsräte ist wichtig, dass sie in die Workflows einbezogen sind. Sie haben das Recht, sich jeden einzelnen Dienstplan vorlegen zu lassen, um ihn auf Rechtmäßigkeit, Fehlerfreiheit und Angemessenheit zu prüfen. Dabei sollten sie sich ebenfalls an Fristen orientieren, obwohl ihnen das Betriebsverfassungsgesetz prinzipiell den Freiraum lässt, die für eine Dienstplanprüfung notwendige Zeit selbst und jederzeit wieder neu bestimmen zu können. 

Jeder Arbeitnehmervertretung ist dringend zu empfehlen, jeden Dienst- bzw. Schichtplan genau zu prüfen, um Nachteile für die Arbeitnehmer/innen frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Das häufig in dem Zusammenhang genannte Argument, dass man dafür keine Zeit habe, gilt grundsätzlich nicht, denn die Mitbestimmungsgesetze erlauben es, die benötigten Freistellungen für die Aufgaben der Arbeitnehmervertretung zu bekommen. Der Arbeitgeber muss für entsprechendes Personal und für Ersatzkräfte sorgen - und kein Betrieb wird wegen dieser zusätzlichen Freistellungen in die Insolvenz gehen! Im Gegenteil: Wenn wegen schlechter Arbeitsbedingungen die Fachkräfte das Unternehmen scharenweise verlassen, ist dessen Existenz gefährdet! 

Im Übrigen sei angemerkt, dass die Schicht- bzw. Dienstplanprüfung heutzutage kein zeitaufwändiges Unterfangen mehr sein muss. In den Unternehmen, in denen mit einer professionellen Software Schichtpläne erstellt werden, kann der Betriebsrat die Funktionen dieser Software nutzen, um die Pläne zu prüfen. Das erspart enorm viel Zeit und erhöht zudem die Sicherheit, nichts zu übersehen. Noch immer gibt es allerdings Planende, die Schichtpläne manuell erstellen oder eine Tabellenkalkulationssoftware ("Excel") dafür einsetzen. Diese Verfahrensweisen sollten schleunigst abgeschafft werden! Moderne professionelle Planungssoftware muss nicht teuer sein, erspart den Planenden viel Zeit und hilft, Fehler zu vermeiden. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist zudem jede Verarbeitung von Beschäftigtendaten mit "Excel" unzulässig, da die Mindestanforderungen der Datenschutzgesetze nicht eingehalten werden können. 

Kurzfristige Änderungen

Es gibt wohl keinen Schicht- und Dienstplan, der tatsächlich genau so durchgeführt werden kann, wie er aufgestellt worden ist. Der kurzfristige Ausfall von Mitarbeiter/innen durch Krankheit, Unfall etc. ist nicht zu vermeiden. Die Arbeitgeber sind zwar aufgefordert, entsprechende Reserven vorzuhalten und einzuplanen, doch stößt dies auch immer wieder an Grenzen der Realisierbarkeit. Arbeitgeber handeln zwar fahrlässig oder gar vorsätzlich sträflich, wenn sie überhaupt keine oder zu geringe Reserven vorsehen, doch kann beispielsweise der Ausfall durch Krankheitsepidemien nicht aufgefangen werden.

 

Mit der Aufstellung von Schicht- bzw. Dienstplänen hat der Arbeitgeber grundsätzlich sein Direktionsrecht verwirkt. Änderungen des Plans darf er somit nicht anordnen. Er muss auf Freiwilligkeit seiner Mitarbeiter/innen setzen, es sei denn, es liegt ein Notfall im Sinne des § 14 ArbZG vor, was jedoch sehr engen Grenzen unterworfen ist. Zu einer "freiwilligen" Änderung ihrer Arbeitszeiten sind die Beschäftigten möglicherweise nur dann zu bewegen, wenn ihnen der Arbeitgeber eine Gegenleistung anbietet. Dies sollte bereits in der Betriebsvereinbarung verankert werden, damit keine Ungerechtigkeiten auftreten. In diesem Sinne finden sich in vielen Vereinbarungen heutzutage sogenannte Bonusregelungen. Sie besagen, dass die Beschäftigten, die zu einer kurzfristigen Änderung ihrer Arbeitszeit bereit sind, dafür eine zeitliche oder finanzielle Zuwendung erhalten. Diese kann umso höher ausfallen, je kürzer die Ankündigungsfrist ist. 

Auch dazu ein Beispiel: In einem Produktionsunternehmen erhalten die Mitarbeiter/innen eine Zeitgutschrift auf ihrem Arbeitszeitkonto, wenn sie innerhalb einer Frist von vier Tagen zu einer Änderung ihrer Arbeitszeit bereit sind, also eine andere als die geplante Schicht übernehmen oder trotz eines geplanten freien Tages zur Arbeit erscheinen. (Die Vier-Tages-Frist leitet sich übrigens aus § 12 TzBfG ab; grundsätzlich kann jedoch auch vereinbart werden, dass jede Änderung am veröffentlichten Sollplan "vergütet" werden muss, unabhängig von der Kurzfristigkeit.) In dem Beispiel erhalten die Mitarbeiter/innen bei drei Tagen Ankündigungsfrist zwei Stunden zusätzlich zur geleisteten Arbeitszeit gutgeschrieben. Bei zwei Tagen erhalten sie vier Stunden und bei einem Tag sogar sieben Stunden Gutschrift. 

Änderungen der Schichtpläne, die durch Schichttausch bzw. anderweitige Absprachen der Mitarbeiter/innen untereinander erfolgen, bleiben dabei natürlich unberücksichtigt. Solche Änderungen werden regelmäßig durch Betriebsvereinbarungen akzeptiert, obwohl sie nicht immer unproblematisch sind: Wenn zwei Mitarbeiter/innen ihre Schichten tauschen, kann das negative Auswirkungen auf die Kolleg/innen haben. So können beispielsweise Teamstrukturen empfindlich gestört werden oder notwendige Qualifikationen fehlen. Dies sollte vor dem Abschluss einer Vereinbarung genau geprüft werden; vielleicht müssen aus diesen oder anderen Gründen derartige Freiräume eingeschränkt werden. 

Fazit

Dieser kurze Artikel konnte nur wenige wichtige Aspekte einer betrieblichen Regelung zur Schicht- bzw. Dienstplanung ansprechen. Üblich ist es, dass weitaus mehr Details geregelt werden. Wer sich erstmalig mit diesem Thema auseinander setzt und solch eine Vereinbarung verhandelt, sollte sich durch erfahrene Berater/innen unterstützen lassen. Empfehlenswert ist auch, die Vereinbarung nach einem Jahr einer Revision zu unterziehen und aufgrund der Erfahrungen anzupassen. Die TEMPI GmbH besitzt aktuell einen umfangreichen Fundus an Betriebs- und Dienstvereinbarungen zur Schicht- und Dienstplangestaltung aus den unterschiedlichsten Branchen. Es wird empfohlen, dieses Wissen und die Erfahrung zu nutzen. 

Kommentar schreiben

Kommentare: 0

TEMPI Gesellschaft für ganzheitliche Arbeitszeitberatung mbH

Karl-Hermann Böker

Hartlager Weg 61a

33604 Bielefeld


Fon: 05 21 - 45 36 18 1

Mobil: 01 78 - 17 30 75 7

Fax: 05 21 - 45 32 04 1

E-Mail: buero@tempi.de