Schichtmodelle, Schichtschemata und das Arbeitszeitmanagement

So geht das - sogar in Krankenhäusern, Kliniken und Pflegeeinrichtungen!

 

Kennen Sie das auch? Die im Schichtdienst eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind unzufrieden mit ihrem Schichtplan! Zwei der am häufigsten genannten Ursachen für die Unzufriedenheit sind die späte Ankündigung des nächsten Schichtplans und die häufigen, oft kurzfristigen Änderungen. In welchen Unternehmen ist das eigentlich nicht so?

 

Ja doch, es gibt auch Zufriedenheit, und zwar immer dann, wenn die Schichtpläne eines ganzen Jahres bereits am Ende des Vorjahres bekannt gegeben werden - und wenn sich daran nicht mehr viel ändert. 

 

Aber welche Unternehmen können so planen und handeln? Ganz einfach: Es sind diejenigen, die langfristig geltende Schichtmodelle auf Grundlage von sogenannten Schichtschemata entwickelt haben - und die in dem Zusammenhang ein Ausfall- bzw. Reservekonzept entwickelt und praktisch realisiert haben. 

Ein Schichtschema legt eine Folge von Schichtdiensten fest, die sich regelmäßig nach mehreren Wochen wiederholt. Grundsätzlich gilt diese Schichtdienstfolge endlos, es sei denn, dass betriebliche Veränderungen dazu führen, dass neue Schichtschemata entwickelt werden müssen. 

 

So ein Schichtschema wird ganz speziell für ein Team, eine Arbeitsgruppe oder eine Abteilung zusammen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erarbeitet, sodass jede/r ihre/seine besonderen Anforderungen einbringen kann. Die oder der Arbeitszeitmanager*in moderiert diesen Entwicklungsprozess, arbeitet mit spezieller Software für die Berechnung von Schichtschemata und sucht den besten Kompromiss der oft divergierenden Anforderungen. 

 

Ein Schichtschema funktioniert nur dann, wenn genügend Personal eingeplant worden ist. Das heißt, dass auch die Abwesenheiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berücksichtigt werden müssen. Das sind einerseits Urlaubszeiten, Fortbildungszeiten, betrieblich bedingte Abwesenheiten (z. B. Betriebsratsarbeit) usw., andererseits die ungeplanten und kurzfristig entstehenden Abwesenheiten aufgrund von Krankheiten. 

 

Arbeitszeitmanager*innen kennen die konkreten Abwesenheitsquoten aus der Vergangenheit und können diese in die Konzeption eines Ausfall- bzw. Reservekonzepts einbeziehen. Bei der Entwicklung von Schichtschemata liefern ihnen die Hochrechnungen auf Grundlage der Vergangenheitswerte genaue Daten über den Personalbedarf. Je genauer die Daten sind, desto besser kann das Schichtschema gestaltet werden - und desto weniger Änderungen werden sich im Laufe des Jahres ergeben. 

 

Und wenn dann doch jemand kurzfristig krank wird? Allen Beteiligten muss bewusst sein, dass es genau deswegen keine hundertprozentige Sicherheit bei der Schichtplanung geben kann. Die Erwartungen dürfen nicht überzogen hoch sein, um die erreichten Verbesserungen positiv bewerten zu können! Das Reservekonzept muss auch für kurzfristige Ausfälle eine Lösung bieten, die zumindest den "normalen" Ausfall berücksichtigt. Das Konzept muss ganz speziell für den Bereich entwickelt werden, in dem es angewendet werden soll. Arbeitszeitmanager*innen wissen, wie das geht! 

 

Jedem Unternehmen, insbesondere denen des Gesundheitswesens (!) empfehlen wir deswegen, diese Grundlagen der Schichtplanung zu berücksichtigen und in ein betriebliches Arbeitszeitmanagement zu investieren. Es zahlt sich mittel- bis langfristig aus: Zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden nachweisbar seltener krank, der Personalausfall geht zurück, die Motivation steigt und die Arbeitsleistung nimmt entsprechend zu. 

 

Die Arbeitnehmervertretungen sollten im Sinne der von ihnen zu vertretenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Initiative ergreifen! 

 

Wer mehr darüber wissen möchte: Die TEMPI GmbH bietet vom 16. bis 18. Juni 2020 ein Seminar für Betriebsräte, Personalräte und Mitarbeitervertretungen zu dem Thema an. 

 

Reservieren Sie sich möglichst schnell einen der wenigen Teilnehmer*innenplätze per E-Mail an buero@tempi.de! Weitere Informationen finden Sie im Anhang dieses ZeitBriefes sowie auf dieser Website: www.tempi.de/aktuelle-angebote.