Reporting in SP-EXPERT - Fluch oder Segen?

Jede Software, mit der gespeicherte Daten ausgewertet werden können, ist Betriebsräten suspekt: Hier besteht immer die Gefahr der Leistungs- und Verhaltenskontrolle.

 

Datenauswertungen können aber auch hilfreich für die Arbeitnehmervertretung sein, um zum Beispiel Problemzonen im Unternehmen schnell zu erkennen und den Kolleg*innen die richtige Unterstützung zukommen zu lassen. 

 

Sind Auswertungen und das Reporting von Daten ein Fluch oder ein Segen? Wie sollten sich Betriebsräte positionieren?

 

Die TEMPI GmbH gibt Tipps, speziell für SP-EXPERT, die Software zur Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung. Viele dieser Tipps sind leicht auf andere IT-Systeme übertragbar, mit denen Daten der Beschäftigten verarbeitet werden. 

 

SP-EXPERT kennen die Berater*innen der TEMPI GmbH in- und auswendig. Auswertungen ("Reports") mit den verfügbaren Tools betrachten sie seit vielen Jahre, auch entwickeln sie eigenständig neue Auswertungen. In einem speziellen Seminar wird dieses Wissen an die Teilnehmenden aus Gremien der Arbeitnehmervertretung (Betriebsräte, Personalräte, Mitarbeitervertreter) gezielt weitergegeben. Damit sollen sie, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer dieses Seminars, die Reporting-Aktivitäten in den Betrieben und Verwaltungen besser erkennen und beurteilen lernen. Auch sollen sie erkennen, welche Möglichkeiten das Reporting zur Unterstützung der eigenen Arbeit bietet. Das Seminar liefert so die wichtigsten Argumente - pro und contra - zu den Auswertungen, insbesondere unter Verwendung personenbezogener Daten der Beschäftigten. 

Daten zum Seminar

Termin: 26. bis 28. August 2020

Ort: Berlin, Prenzlauer Berg, Hotel Oderberger

Zielgruppe: Mitglieder aus Arbeitnehmervertretungen (Betriebsrat, Personalrat, Mitarbeitervertretung)

Weitere Informationen und Anmeldung

Reporting mit SP-EXPERT

Die Software SP-EXPERT stellt aktuell drei verschiedene Tools ("Werkzeuge") zur Verfügung, um Daten auszuwerten:

  • Crystal Reports
  • Smart-Client-Reporting (TIS, Stimulsoft)
  • Dynamisches Reporting

Die Werkzeuge zielen vorrangig darauf ab, dass Daten zusammengestellt und übersichtlich ausgewertet werden, um sie in "druckbarer Form" zur Verfügung zu stellen. "Drucken" heißt heutzutage fast immer, dass eine Datei im Format "PDF" (Portable Document Format) aufbereitet wird, das man sich am Bildschirm anzeigen lassen und auf jedem beliebigen Drucker ausgeben kann. Ein Download der Daten in Form von CSV-Dateien ("Excel-Dateien") für die Weiterverarbeitung  mit Standard-Bürosoftware - wie z. B. Microsoft Excel - ist dann meist ebenfalls möglich. Im Folgenden werden die verschiedenen Varianten und Möglichkeiten kurz vorgestellt.

Crystal Reports

Die ursprüngliche Version von SP-EXPERT arbeitet mit einer Software namens "Crystal Reports" zusammen, damit Berichte (Reports) erstellt werden können. Die Software wird derzeit von dem Software-Hersteller "SAP" vertrieben. Sie entspricht nicht mehr dem heutigen Standard, ist aber in den Installationen des "Rich-Client" enthalten. 

 

Um einen Report zu erstellen, benötigt man eine Layout-Datei, die festlegt, welche Daten an welcher Stelle dargestellt und wie sie formatiert werden. Aus SP-EXPERT werden die für den Report benötigten Daten in eine temporäre Datei exportiert. Darauf greift Crystal Reports zu und präsentiert die Daten in dem definierten Layout.

 

Betriebs- und Dienstvereinbarungen legen regelmäßig fest, welche Layouts mit welchen Daten zulässig sind, sofern personenbezogene Daten von Mitarbeitern enthalten sind. Weitere Reports, die lediglich statistischen Bedarf erfüllen und anonymisiert sind, unterliegen nicht den Regelungen einer betrieblichen Vereinbarung. 

 

Wird ein Report ausgeführt, protokolliert SP-EXPERT dieses. Über die Berechtigungsverwaltung ist definierbar, wer dieses Protokoll ("IFM-Report-Assistent") lesen darf. Betriebs- und Personalräte sollten diese Protokolle in regelmäßigen Abständen überprüfen, um festzustellen, ob tatsächlich nur die vereinbarten Auswertungen verwendet werden. 

Smart-Client-Reporting (TIS, Stimulsoft)

Mit der neuen Version von SP-EXPERT, dem sogenannten "Smart-Client", wird vom Hersteller "ALLEGION" ("Interflex") ein modernes Reporting-Werkzeug angeboten: das "Smart-Client-Reporting". Auch dieses Werkzeug benutzt Fremdsoftware: Mit dem "TIS" (Time Intelligence Solutions) der Wiener Softwareschmiede XIMES (www.ximes.com) wird ein leistungsstarkes Tool zur Datenaufbereitung verwendet; die Daten werden dann mit der Software "Stimulsoft" des gleichnamigen Herstellers in Form gebracht, also ein Layout erstellt.

 

Gegenüber "Crystal Reports" steht damit ein moderner Berichtsgenerator mit mehr Leistung und Flexibilität zur Verfügung. SP-EXPERT-Anwender, die vom Rich-Client auf den Smart-Client umsteigen, können weiterhin ihre bisherigen Reports verwenden, werden jedoch über kurz oder lang angehalten, alle benötigten Reports mit dem neuen Tool neu aufzulegen. Dieses ist allerdings eine arbeits- und kostenintensive Angelegenheit, wenn man viele Datenauswertungen benötigt und diese auch zukünftig für relevant erachtet.

 

Die Arbeitnehmervertretungen sind in die Umstellung einzubeziehen, da es sich um eine mitbestimmungspflichtige Angelegenheit handelt. Dies ermöglicht den Betriebs- und Personalräten, die dereinst getroffenen Entscheidungen zu überdenken und neu zu verhandeln. Dabei spielen die seit Mai 2018 neu definierten Datenschutzregeln eine wichtige Rolle: Das bestehende Reporting ist spätestens anlässlich dieser Umstellung kritisch zu hinterfragen.

 

Andererseits bietet es der Arbeitnehmervertretung die Chance, neue Datenauswertungen zu verlangen, die ihre eigene Arbeit unterstützen. In vielen Betrieben und Verwaltungen werden bereits regelmäßige monatliche und jährliche Reports genutzt, damit die gesetzlichen Anforderungen, denen die Betriebs- und Personalräte entsprechen müssen, auf effektive und zugleich qualitativ hochwertige Weise erfüllt werden können.     

Dynamisches Reporting

Vor rund zehn Jahren, in der Anfangszeit des Smart-Client, bot der Hersteller ein neues Reportingtool an: "Dynamisches Reporting". Das Smart-Client-Reporting (siehe vorherigen Abschnitt) wurde erst zu einem späteren Zeitpunkt in die Angebotspalette aufgenommen.

 

Die ersten Versionen des Dyn. Reporting berücksichtigten jedoch die rechtlichen Anforderungen nicht, sodass aus Sicht des Datenschutzes und der Mitbestimmung erhebliche Bedenken - u. a. von der TEMPI GmbH - geäußert wurden. Dies führte zu einer entsprechenden Weiterentwicklung der Software, sodass die damit dynamisch erstellbaren Datenauswertungen den gestellten Anforderungen gerecht werden konnten.

 

Beim dynamischen Reporting wird kein Layout erstellt; die Anwender*innen bekommen hingegen die - im Rahmen ihrer Zugriffsrechte - freie Gestaltungsmöglichkeit. Dies macht es möglich, beliebige Daten zusammenzustellen und in fast jeder denkbaren Art und Weise auszuwerten und auch anschaulich darzustellen, im Besonderen aber auch per Download weiterzuleiten, sodass z. B. mit Microsoft Excel weitere Bearbeitungen und (grafische) Darstellungen möglich werden. Sofern sich die Arbeit im Werkzeug "Dynamisches Reporting" bewegt, werden alle Schritte protokolliert. Auch diese Protokolle sollten von den Arbeitnehmervertretungen kritisch beobachtet werden!

Download von CSV-Dateien

"Download" von Daten bedeutet grundsätzlich, dass die Daten aus dem Schutzbereich der jeweiligen Software herausfallen, in diesem Fall aus SP-EXPERT und seiner Zugriffsrechteverwaltung und Protokollierung. Damit ist nicht mehr protokollierbar, was weiterhin mit den Daten geschieht. 

 

Der Download erfolgt üblicherweise dadurch, dass eine sogenannte "CSV-Datei" ("Comma Seperated Values") erstellt wird. Diese Datei kann z. B. mit Microsoft Excel importiert werden. Jede*r, die/der Excel kennt, weiß, was das bedeutet...

 

Arbeitnehmervertretungen, die im Rahmen ihrer Mitbestimmung zu SP-EXPERT eine Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung verhandeln, dürfen diesen Download nicht ungeregelt lassen, soweit es die personenbezogenen Daten der Beschäftigten betrifft! Der unkontrollierten Leistungs- und Verhaltenskontrolle sind ansonsten Tür und Tor geöffnet, der Datenschutz ist nicht mehr gesichert. 

Fazit

Die Software SP-EXPERT zur Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung bietet mehrere Möglichkeiten, die verarbeiteten Daten auszuwerten. Dies erzeugt bei Betriebsräten und Personalräten zunächst höchste Aufmerksamkeit, wenn es dabei um personenbezogene Daten der Beschäftigten geht, denn sie sind per Mitbestimmungsgesetz gehalten, die Möglichkeiten zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle in Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen zu regeln. Auf der anderen Seite sehen viele dieser Arbeitnehmervertreter, dass sie mit gezielten Datenauswertungen eine bessere Grundlage bekommen, um ihre gesetzlichen Aufgaben zu erfüllen. Teilweise sind dazu sogar personenbezogene Auswertungen hilfreich. Die "Schere im Kopf" ist deutlich erkennbar!

 

In den Verhandlungen mit der Arbeitgeberseite wird die Arbeitnehmervertretung Kompromisse suchen müssen, um beiden Anforderungen gerecht zu werden, es sei denn, sie verzichtet vollständig auf die Idee, selbst mit Datenauswertungen zu agieren. 

 

Um in diese Diskussion einzusteigen, sich darüber mit anderen Arbeitnehmervertreter*innen auszutauschen und Tipps von erfahrenen TEMPI-Mitarbeiter*innen zu erhalten, bietet sich das eingangs bereits erwähnte Seminar an: Kommen Sie vom 26. bis 28. August 2020 nach Berlin! Weitere Informationen und Anmeldung  

TEMPI Gesellschaft für ganzheitliche Arbeitszeitberatung mbH

Karl-Hermann Böker

Hartlager Weg 61a

33604 Bielefeld


Fon: 05 21 - 45 36 18 1

Mobil: 01 78 - 17 30 75 7

Fax: 05 21 - 45 32 04 1

E-Mail: buero@tempi.de 


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Allgemeine Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen der TEMPI GmbH (Stand: 01.03.2020)
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